Tietosuojainformaatio
Tietosuojainformaatio ja evästekäytäntö
Tietosuojaseloste
(päivitetty 23.8.2024)
Meira Nova Oy:n asiakasrekisteri, Meira Nova Oy:n tavarantoimittajarekisteri, Meira Nova Oy:n palveluntoimittajarekisteri ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittely.
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä
Meira Nova Oy, Palkkitie 10, 04300 Tuusula
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekistereistä vastaavat yhteyshenkilöt
tietosuoja.meiranova@sok.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Oikeutettuun etuun perustuen käsittelemme asiakas- ja toimittajarekistereissä olevia henkilötietoja toteuttaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme asiakas-, tavarantoimittaja- tai palveluntoimittajasuhteitamme sekä muita liikesuhteitamme ja toteuttaaksemme sopimusvelvoitteitamme rekisteröityjen edustamiin asiakasorganisaatioihin, tavaran- tai palveluntoimittajaorganisaatioihin tai muihin sidosryhmäorganisaatioihin sekä mahdollisiin potentiaalisiin uusiin asiakkaisiin ja tavaran- tai palveluntoimittajiin.
Lisäksi käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme kuten esimerkiksi kirjanpitolain vaateet.
Voimme rekisteröidyn suostumuksella luovuttaa tämän tietoja kuten nimi, sähköposti ja puhelinnumero S-ryhmään kuuluville yrityksille kontaktointia ja palveluiden markkinointia varten.
Käytämme rekisteröidyistä kerättyjä tietoja
a) markkinoidaksemme tuotteita tai palveluita, joilla on liityntä rekisteröidyn työtehtäviin, vastuualueeseen tai asemavaltuutuksen piiriin;
b) asiakaspalvelutoiminnoissa ja tilausten käsittelemiseen;
c) Meira Novan toiminnan ja palvelujen toteuttamiseen ja kehittämiseen; sekä
d) asiakas-, toimittaja- ja sidosryhmäsuhteidemme hoitoon sekä uusasiakashankintaan.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterien tietosisällöt
Asiakasrekisteriin tallennettavia ja käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
• Henkilön nimi ja asema organisaatiossaan
• Yritys/organisaatio johon henkilö liittyy
• Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Tiedot tapaamisista kuten kokouksista tai muilla tavoin kuten puhelimitse sovituista asiakassuhteen hoitoon liittyvistä asioista
• Kirjallinen kommunikaatio kuten sähköpostikirjeenvaihto tai chat-istunnot asiakaspalvelun kanssa
• Puhelimitse tapahtunut kommunikaatio kuten puhelut asiakaspalvelun kanssa sekä asiakaspalvelun puhelutallenteet
• Asiakaspalautteet tai mahdolliset vastaukset esimerkiksi asiakastutkimuksiin
• Mahdollisten asiakastapahtumien osallistujatiedot
• Markkinointi- ja viestintämateriaalien kuten uutiskirjeen tai asiakaslehden vastaanottajatieto
• Verkkokaupan käyttäjätiedot (kuten kirjautumistiedot tai tehdyt tilaukset)
• Asiakasportaalin käyttäjätiedot kuten tiedot kirjautumisista portaaliin
Toimittajarekisteriin tallennettavia ja käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
• Henkilön nimi ja asema organisaatiossaan
• Yritys/organisaatio johon henkilö liittyy
• Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Palautteet tai mahdolliset vastaukset esimerkiksi toimittajatutkimuksiin
• Tavarantoimittajaportaalien käyttäjätiedot kuten tiedot kirjautumista portaaliin
6. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisterin sekä toimittajarekisterien tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen
a) Meira Novan ja rekisteröidyn edustaman yrityksen tai organisaation välisen suhteen hoitamiseksi;
b) Meira Novan ja rekisteröidyn edustaman yrityksen tai organisaation välisten sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi;
c) Rekisteröidyn edustamaan yritykseen tai organisaatioon kohdistuvan Meira Novan uusasiakashankinnan toteuttamiseksi; tai
d) Lainmukaisten velvoitteidemme, kuten kirjanpitolain vaateiden täyttämiseksi.
Poistamme rekistereistämme tietoja säännöllisesti, kun saamme tietoomme, ettei rekisteröity enää toimi tehtävässä, joka liittyy Meira Novan ja sen sidosryhmien yhteistyöhön ja tietojen säilyttäminen ei enää ole tarpeen yllämainittujen tarpeiden toteuttamiseksi.
Lisäksi toteutamme rekistereiden läpikäynnin ja tarpeettomien tietojen poiston kerran vuodessa.
• Meira Novan uutiskirjeen tai muiden materiaalien kuten Nova-asiakaslehden lähettämiseen liittyvät tiedot poistamme rekisteröidyn ilmoittaessa, ettei hän halua jatkossa saada kyseistä materiaalia.
• Asiakaspalvelun puhelutallenteet poistamme 30 päivän kuluttua puhelun päättymisestä.
• Asiakaspalvelun asiakastapausten tiedot kuten sähköpostit, chat-istunnot ja puhelutiedot anonymisoimme kahden vuoden kuluttua tapauksen lopullisesta sulkemisesta.
• Potentiaalisten uusien asiakkaiden yhteydenottopyyntötiedot poistamme viimeistään kahden vuoden kuluttua yhteydenotosta mikäli potentiaalista ei käynnisty myyntiprosessia tai asiakassuhdetta
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta, potentiaaliselta asiakkaalta tai tavaran- tai palveluntoimittajalta itseltään.
Lisäksi tietoa voidaan saada potentiaalisten asiakkaiden tai tavaran- tai palveluntoimittajien verkkosivuilta, yritystiedon koostamiseen ja toimittamiseen erikoistuneilta yrityksiltä tai muilta kolmansilta osapuolilta tai muista ulkoisista julkisesti saatavilla olevista lähteistä.
8. Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai tuomioistuimille, mikäli siihen on lain mukainen velvoite.
Voimme luovuttaa yhteyshenkilön henkilötietoja S-ryhmään kuuluville sisaryrityksillemme markkinointitoimenpiteitä ja asiakasviestintää varten.
Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme ovat asianmukaisesti sitoutuneet esim. EU:n vakiosopimuslausekkeisiin tai muuhun soveltuvaan siirtoperusteeseen sekä lainsäädännön ja SOK:n asettamiin tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksiin.
10. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietojasi huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajamme käsittelevät henkilötietojasi tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietojasi muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötietosi joutuisivat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietojasi käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja sinua lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada tutustua tietoihisi
• Oikeus tietojesi oikaisemiseen
• Oikeus tietojesi poistamiseen (esimerkiksi silloin, kun käsittelyperuste on suostumus tai lakiperustetta säilytykselle ei ole)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Oikeus vastustaa henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointiin tai muuhun oikeutetun edun perusteella tapahtuvaan käsittelyyn
• Oikeus saada tietosuoja-asetuksen mukaisesti tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai saada lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostia osoitteella tietosuoja.meiranova@sok.fi
Sinulla on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos katsot, että rikomme soveltuvaa tietosuojasääntelyä sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä.