Integritetsskyddsbeskrivning
(uppdaterad 23.8.2024)
Behandling av personuppgifter i Meira Nova Oy:s kundregister, leverantörsregister, tjänsteleverantörsregister samt uppgifter om potentiella kunder.
Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19
4. Grund för behandling av personuppgifter och syftet med behandlingen
Med stöd av berättigat intresse behandlar vi personuppgifter i våra kund- och leverantörsregister för att genomföra, upprätthålla och utveckla våra kund-, leverantörs- och tjänsteleverantörsrelationer samt våra övriga affärsrelationer, och för att fullgöra våra avtalsförpliktelser gentemot de kundorganisationer, leverantörs- eller tjänsteleverantörsorganisationer eller andra intressentorganisationer som de registrerade representerar, samt gentemot potentiella nya kunder och leverantörer.
Dessutom behandlar vi personuppgifter för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter, såsom bokföringslagens krav.
Med den registrerades samtycke kan vi lämna ut uppgifter såsom namn, e-postadress och telefonnummer till företag inom S-gruppen för kontaktändamål och marknadsföring av tjänster.
Vi använder uppgifter som samlats in om registrerade:
a) för att marknadsföra produkter eller tjänster som anknyter till den registrerades arbetsuppgifter, ansvarsområde eller befogenheter;
b) i kundservicefunktioner och för hantering av beställningar;
c) för att genomföra och utveckla Meira Novas verksamhet och tjänster; samt
d) för att sköta kund-, leverantörs- och intressentrelationer samt för nykundsanskaffning.Uppgifterna används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.
5. Registerinnehåll
Personuppgifter som lagras och behandlas i kundregistret:
• Personens namn och ställning i organisationen
• Företag/organisation som personen är kopplad till
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress)
• Uppgifter om möten, såsom möten eller ärenden som avtalats per telefon i samband med kundrelationens skötsel
• Skriftlig kommunikation såsom e-postkorrespondens eller chattsessioner med kundservice
• Telefonkommunikation såsom samtal med kundservice samt inspelningar av kundservicesamtal
• Kundrespons eller eventuella svar på t.ex. kundundersökningar
• Uppgifter om deltagare i eventuella kundevenemang
• Uppgifter om mottagare av marknadsförings- och kommunikationsmaterial såsom nyhetsbrev eller kundtidning
• Användaruppgifter i webbutiken (t.ex. inloggningsuppgifter eller gjorda beställningar)
• Användaruppgifter i kundportalen såsom uppgifter om inloggningar
Personuppgifter som lagras och behandlas i leverantörsregistret:
• Personens namn och ställning i organisationen
• Företag/organisation som personen är kopplad till
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress)
• Respons eller eventuella svar på t.ex. leverantörsundersökningar
• Användaruppgifter i leverantörsportaler såsom uppgifter om inloggningar
6. Lagringstid för personuppgifter
Uppgifter i kund- och leverantörsregistren lagras så länge det är nödvändigt för att:
a) hantera relationen mellan Meira Nova och den organisation som den registrerade representerar;
b) fullgöra avtalsförpliktelser mellan Meira Nova och den organisation som den registrerade representerar;
c) genomföra Meira Novas nykundsanskaffning riktad till den organisation som den registrerade representerar; eller
d) uppfylla våra rättsliga skyldigheter, såsom bokföringslagens krav.
Vi raderar regelbundet uppgifter ur våra register när vi får kännedom om att den registrerade inte längre verkar i en roll kopplad till samarbetet mellan Meira Nova och dess intressenter och lagring inte längre är nödvändig för ovan nämnda ändamål.Dessutom genomför vi en genomgång av registren och tar bort onödiga uppgifter en gång per år.•
Uppgifter som gäller utskick av Meira Novas nyhetsbrev eller annat material såsom Nova kundtidning raderas när den registrerade meddelar att hen inte längre vill ta emot materialet.
• Inspelningar av kundservicesamtal raderas 30 dagar efter att samtalet avslutats.
• Uppgifter om kundserviceärenden, såsom e-postmeddelanden, chattsessioner och samtalsuppgifter anonymiseras två år efter att ärendet har avslutats.
• Kontaktförfrågningsuppgifter från potentiella nya kunder raderas senast två år efter kontakten om ingen säljprocess eller kundrelation inleds.
7. Regelbundna källor till uppgifter
Uppgifter som lagras i registren erhålls i regel från kunden, den potentiella kunden eller leverantören/tjänsteleverantören själv.
Dessutom kan uppgifter erhållas från webbplatser för potentiella kunder eller leverantörer/tjänsteleverantörer, företag som specialiserar sig på att sammanställa företagsinformation, andra tredje parter eller andra externa offentligt tillgängliga källor.
8. Mottagare av personuppgifter
Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter eller domstolar om det finns en lagstadgad skyldighet att göra det.
Vi kan lämna ut kontaktpersoners personuppgifter till våra systerföretag inom S-gruppen för marknadsföringsåtgärder och kundkommunikation.
Vi använder externa servicepartners för produktion av system- och supporttjänster. Personuppgifter kan överföras till dessa partners i den utsträckning de deltar i genomförandet av uppdraget. Vi säkerställer att våra partners upprätthåller en tillräcklig dataskyddsnivå i enlighet med lagstiftningen.
9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Vi använder underleverantörer vid behandling av personuppgifter och uppgifter kan i begränsad omfattning överföras utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) för tillhandahållande, tekniskt underhåll och support av tjänster.
Våra underhålls- eller tekniska supportpartners har på lämpligt sätt förbundit sig till t.ex. EU:s standardavtalsklausuler eller annan tillämplig överföringsgrund samt till de dataskydds- och informationssäkerhetskrav som ställs i lagstiftning och av SOK.
10. Effekter av behandlingen och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder
Vi skyddar dina personuppgifter noggrant under hela deras livscykel genom att använda ändamålsenliga dataskydds- och informationssäkerhetsåtgärder. Våra systemleverantörer behandlar dina personuppgifter i säkra servermiljöer. Tillgången till personuppgifter är begränsad och personalen omfattas av tystnadsplikt.
Inom S-gruppen skyddar vi dina personuppgifter bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, skydd av dataöverföring samt genom att använda säkra lokaler, passerkontroll och säkerhetssystem. Beviljande och uppföljning av åtkomsträttigheter är kontrollerad.
Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och säkerställer att även våra samarbetspartners personal förstår den konfidentiella karaktären av personuppgifter och vikten av säker hantering. Vi väljer våra underleverantörer noggrant och uppdaterar kontinuerligt våra interna rutiner och anvisningar.
Om dina personuppgifter trots alla skyddsåtgärder skulle hamna i fel händer finns det en risk att de missbrukas. Om vi upptäcker en sådan händelse vidtar vi omedelbart åtgärder för att utreda den och minimera skadorna. Vi informerar behöriga myndigheter och dig i enlighet med lagstiftningens krav.
11. Den registrerades rättigheter
Du har följande rättigheter:
• Rätt att få tillgång till dina uppgifter
• Rätt att få dina uppgifter rättade
• Rätt att få dina uppgifter raderade (t.ex. när behandlingen baseras på samtycke eller det saknas laglig grund för lagring)
• Rätt att begränsa behandlingen (t.ex. om uppgifternas korrekthet bestrids eller behandlingen är lagstridig)
• Rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring eller annan behandling baserad på berättigat intresse
• Rätt att enligt dataskyddsförordningen få information om personuppgiftsincidenter
Om du vill utöva dina rättigheter eller få mer information om behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta den personuppgiftsansvarige via e-post: tietosuoja.meiranova@sok.fi
Du har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten om du anser att vi bryter mot tillämplig dataskyddslagstiftning vid behandlingen av dina personuppgifter.Bekanta dig här med vår cookiepolicy
