Monetran hankintasopimusten piiriin kuuluvilla elintarvikkeilla valmistuu noin 80 000 ateriaa vuorokaudessa.

Miten sovitetaan yhteen Suomen viidenneksi pienimmän ja viidenneksi suurimman kunnan tarpeet elintarvikehankinnoissa? Monetra Oulu Oy:n hankintapalveluissa tämäkin haaste on onnistuttu ratkaisemaan.

Monetra Oulu on osa kuntaomisteista Monetra-konsernia, joka tuottaa omistajilleen erilaisia tukipalveluita, kuten talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita sekä rekrytointi-, matkustus- ja hankintapalveluita. Hankintapalvelut on hankintalain mukainen julkisten hankintojen asiantuntijayksikkö, joka vastaa yhteishankinnoiksi määriteltyjen tuotteiden ja palvelujen kilpailuttamisesta ja sopimushallinnasta.

Monetra Oulun hankintapalveluiden piirissä on noin 40 asiakasta, joiden joukossa ovat muun muassa Oulun kaupunki ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Hankintojen keskittäminen Monetran kaltaiselle asiantuntijayksikölle tuo palvelujohtaja Jussi Kaupin mukaan monenlaisia hyötyjä.

”Kaikki hankintamme ovat sellaisia, että kunnan tai kaupungin pitäisi ne kilpailuttaa. Nyt ne voidaan keskittää ja hoitaa yhdellä kilpailutuksella. Se on julkisten varojen tehokasta käyttöä. Asiakkaalle se merkitsee hankinnoissa volyymietuja”, Kauppi kertoo.

Kilpailutettavia tuoteryhmiä on kaikkiaan noin 90. Tuoteryhmät kattavat esimerkiksi elintarvikkeet, polttoaineet, pesu- ja siivousaineet, oppikirjat, kalusteet, AV-laitteet sekä vartiointiin ja matkustamiseen liittyvät palvelut. Hankintasopimusten vuotuinen arvo on noin 45 miljoonaa euroa, josta elintarvikkeiden osuus on 15 miljoonaa euroa eli reilu kolmannes.

”Hankintasopimustemme piiriin kuuluvilla elintarvikkeilla valmistuu noin 80 000 ateriaa vuorokaudessa. Kunnissa ja kaupungeissa näitä aterioita syövät kaikenikäiset päiväkotien pikkulapsista palvelutalojen ikäihmisiin”, Kauppi kuvailee.

Iso ja pienen keittiön tarpeet

Erilaisten asiakkaiden ja ruokailijaryhmien tarpeet pitää sovittaa hankintojen kilpailutuksissa yhteen. Samojen elintarvikehankintojen pitää palvella alle tuhannen asukkaan kuntaa ja suurta tuotantokeittiötä, jossa valmistuu jopa 25 000 ateriaa vuorokaudessa.

Tällainen alle tuhannen asukkaan kunta on Oulun edustalla sijaitseva Hailuoto, jonne elintarvikkeet kuljetetaan lautalla. Skaalan toisessa ääripäässä on Oulun kaupungin ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin omistama tuotantokeittiö Lööki, joka on Suomen suurimpia valmistuskeittiöitä. Keittiön käyttämät raaka-ainemäärät ovat valtavia, esimerkiksi perunaa kuluu 21 000 kiloa kuukaudessa.

”Olemme pyrkineet siihen, että yhdellä isolla hankintasopimuksella pystymme huomioimaan kaikkien asiakkaittemme tarpeet. Sopimuksen sisällä voi kuitenkin olla erilaisia ryhmiä, ja tavarantoimittajat voivat tehdä myös ryhmä- tai asiakaskohtaisia osatarjouksia”, kertoo Monetra Oulun hankinta-asiantuntija Katri Sipola.

Ryhmä- ja asiakaskohtaiset osatarjoukset mahdollistavat sen, että myös pienillä, paikallisilla ruoantuottajilla ja elintarvikealan toimijoilla on mahdollisuus osallistua yhteishankintojen kilpailutuksiin. Pienen toimijan tuotannon volyymi ei todennäköisesti riitä kattamaan 80 000 vuorokaudessa valmistuvaa ateriaa, mutta se voi riittää muutaman keittiön tai yhdessä koulussa vietettävän ruokateemapäivän tarpeisiin.

”Yksi tavoitteemme kilpailutuksissa on, että myös lähi- ja luomuruokaa saadaan listoille mukaan. Esimerkiksi perunaa hankitaan lähes 100-prosenttisesti Pohjois-Pohjanmaan alueen tuottajilta. Tämä on mahdollista, koska kasviksille on hankinnoissa tietyt tuoreuskriteerit, eikä niitä siksi voi kuljettaa kovin pitkiä matkoja”, Kauppi kertoo.

Tuotetestaus kertoo laadusta

Kaupin mukaan erilaiset vastuullisuuden osa-alueet ovat viime vuosina nousseet elintarvikkeiden kilpailutuskriteereinä aikaisempaa tärkeämpään rooliin. Kriteereissä painotuttavat nyt muun muassa eläinten hyvinvointi ja energiatehokkuus. Käytännön tasolla eläinten hyvinvoinnin seuraaminen näkyy niin, että lihatilojen on noudatettava kansallista laatujärjestelmää. Energiatehokkuus huomioidaan esimerkiksi pakkaus- ja kuljetusratkaisuissa.

”Julkisen hankkijan tehtävä on kehittää markkinoita asettamalla vaatimuksia”, Kauppi täsmentää.

Halvin tarjous ei automaattisesti voita kilpailutuksia, vaan myös elintarvikkeen laatuominaisuuksien pitää olla kunnossa. Katri Sipola kertoo, että tietyille tuoteryhmille järjestetään tarjousten vertailuvaiheessa tuotetestauksia. Näin on vertailtu esimerkiksi lihatuotteiden ja pastan laatua.

”Pastat keitetään vakioidulla menetelmällä ja sen jälkeen arvioijat pisteyttävät ne ulkonäön, maun ja suutuntuman perusteella. He eivät pysty tunnistamaan minkä valmistajan tuotteet ovat kyseessä. Pisteytyksen perusteella pastat saadaan laatuominaisuuksiltaan paremmuusjärjestykseen. Lopullisessa vertailussa tuotetestauksen pisteet saavat oman painoarvonsa, kuten myös hinta, kuljetukset ja muut kriteerit”, Sipola selittää.

Kilpailutus on jatkuva prosessi

Asiakkailla on Monetran kilpailutuksissa oma merkittävä roolinsa. Kaikki asiakkaat pääsevät kommentoimaan tarjouspyynnön eri vaiheita. Asiakkaiden edustajista on lisäksi koottu elintarviketyöryhmä, jossa on mukana muun muassa kuntien ruokapalvelupäälliköitä ja tuoteasiantuntijoita.

”Näin varmistamme, että kaikkien asiakkaittemme tarpeet tulevat huomioiduksi kilpailutuksissa ja elintarvikehankinnoissa”, Kauppi sanoo.

Kaupin mukaan elintarvikkeiden kilpailutus on lähtökohtaisesti jatkuva prosessi, joka ei käytännössä koskaan pääty. Kun hankintasopimus tavarantoimittajien kanssa on tehty, alkaa sopimuksen seurannan ja tuotehallinnan vaihe. Elintarvikemarkkinat ovat jatkuvassa muutoksessa, sillä uusia tuotteita tuodaan markkinoille samalla, kun vanhoja poistuu.

Monetran elintarvikehankintojen sopimuskausi kestää maksimissaan neljä vuotta. Noin vuotta ennen sopimuskauden päättymistä alkaa uuden kilpailutuksen valmistelu.

”Viimeiset puoli vuotta ovat sitten se suurin rutistus, kun jätetään julkinen tarjouspyyntö ja vertaillaan taas uudet tarjoukset”, Kauppi summaa.

Artikkeli on julkaistu Novan numerossa 9/19.

Lue Nova-lehteä täällä