Julkishallinnon yhteishankintayksikkö Hanselin tehtävänä on tehostaa julkisia hankintoja. Hankintojen vastuullisuusvaatimukset suunnitellaan vastuullisuusanalyysin avulla.

Julkishallinnon yhteishankintayksikkö Hansel Oy täyttää tänä vuonna 80 vuotta. Hanselin edeltäjä, Valtion hankintakeskus, perustettiin vuonna 1941. Hansel on voittoa tavoittelematon osakeyhtiö, jonka omistavat valtio ja Suomen Kuntaliitto.

Hansel tehostaa julkisia hankintoja kilpailuttamalla ja hallinnoimalla tuotteiden ja palveluiden yhteishankintoja. Tavoitteena on säästää yhteiskunnan varoja. Yhteishankintoja hyödynnetään erityisesti silloin, kun tuotteiden ja palveluiden ostomäärät ovat suuria. Hanselin asiakkaita voivat olla muun muassa valtion virastot, laitokset ja liikelaitokset, yliopistot ja korkeakoulut, kunnat ja kuntayhtymät sekä seurakunnat.

Hanselin yhteishankintasopimusten kautta tehtävien hankintojen määrä on kasvanut jatkuvasti. Nykyään niitä käytetään vuosittain noin miljardin euron arvosta. Tyypillisiä yhteishankintoja ovat esimerkiksi ajoneuvo- ja logistiikkapalvelut, henkilöstö- ja terveyspalvelut, asiantuntijapalvelut, IT-laitteet ja ohjelmistot sekä elintarvikkeet ja ravintolapalvelut.

”Vuonna 2020 elintarvikkeiden ja ravintolapalveluiden osuus Hanselin yhteishankinnoista oli reilu kahdeksan prosenttia ja noin 76 miljoonaa euroa”, kertoo elintarvikkeista ja ravintolapalveluista vastaava kategoriapäällikkö Milja Virtanen.

Yhteishankintojen kaksi mallia

Yhteishankinnan toteuttamiseen on kaksi tapaa: puitejärjestely (PS) tai dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS). Puitejärjestelyn sopimuskausi on yleensä neljä vuotta. Hankintoja tekevät asiakkaat liittyvät puitejärjestelyyn mukaan jo ennen hankinnan kilpailuttamista. Kilpailutuksessa valitaan ennalta ilmoitettu määrä tuotteiden tai palveluiden toimittajia, eikä toimittajia valita lisää enää sopimuskaudella.

”Hinnat ja valikoimat määräytyvät kilpailutuksessa kerrottujen ehtojen mukaan. Tyypillistä on, että valikoima ja hinnat ovat kaikille asiakkaille samat”, Virtanen kertoo.  

Dynaamiseen hankintajärjestelmään sekä asiakkaita että toimittajia voi tulla mukaan milloin vain sopimuskauden aikana. Sopimuskauden pituus päätetään, kun hankintajärjestelmä perustetaan. Asiakas kilpailuttaa omat hankintansa dynaamisen järjestelmän sisällä ja saa hankinnoilleen omat hinnat. Dynaamiseen hankintajärjestelmään kuuluvat asiakkaat voivat järjestää myös yhteiskilpailutuksia.

”Hanselissa on tällä hetkellä 86 puitejärjestelyä ja 23 dynaamista hankintajärjestelmää. Kunkin yhteishankinnan osalta tehdään erillinen päätös, kumpi ratkaisuista on toimivampi”, Virtanen selittää.

Toimiva reseptiikka on ehdoton vaatimus

Hanselin sopimustoimittajiksi voivat päästä tuotteiden ja palveluiden toimittajat, joiden osalta kilpailutuksessa asetetut ehdot ja vaatimukset täyttyvät. Dynaamisessa hankintajärjestelmässä sopimustoimittajien lukumäärää ei ole rajoitettu. Puitejärjestelyssä valittavien sopimustoimittajien määrä kerrotaan tarjouspyynnössä. Hanselilla on tällä hetkellä kaikkiaan noin 660 sopimustoimittajaa ja näillä yli 3200 alihankkijaa ympäri Suomea.

”Asiakkaiden tarpeisiin haetaan kilpailutuksissa aina sopivinta sopimustoimittajaa. Tärkeintä on täyttää ehdot ja vaatimukset tuotteiden ja palveluiden osalta koko sopimuskauden ajan”, Virtanen kertoo.

Elintarvikehankintojen kilpailutuksissa keskeisiä vaatimuksia ovat muun muassa toimitusvarmuus, logistiikan sujuvuus, sopivat pakkausmateriaalit ja -koot, säilyvyys sekä ajan tasalla olevat digitaaliset tuotetiedot.

”Myös toimiva reseptiikka on ehdoton vaatimus.  Samaan tapaan kuin esimerkiksi puhelimen mukana saadaan käyttöohjeet, elintarvikkeisiinkin tarvitaan käyttöohjeet eli reseptiikka. Tuote on tarpeeton ja menee hukkaan tai biojätteeseen, jos ammattikeittiössä ei tiedetä mihin ja miten sitä käytetään.”

Hankinnalle tehdään aina vastuullisuusanalyysi

Vastuullisuus on yksi Hanselin perusarvoista ja se huomioidaan kaikessa tehtävässä työssä. Jokaiselle Hanselin kilpailuttamalle yhteishankinnalle tehdään vastuullisuusanalyysi, jonka näkökulmia ovat ympäristövastuu, taloudellinen ja sosiaalinen vastuu sekä hankinnan innovatiivisuus.

Elintarvikkeiden ja ravintolapalveluiden yhteishankinnassa huomioitavia vastuullisuusasioita ovat muun muassa tuotantotapojen eettisyys, luonnon monimuotoisuus, tuotantoeläinten hyvinvoinnin edistäminen, hankinnoilla työllistäminen ja terveellisyys. Tuotteiden terveellisyyttä arvioidaan esimerkiksi sen perusteella, kuinka paljon ne sisältävät suolaa ja kovaa rasvaa. Apuna voidaan käyttää ravitsemussuosituksia tai sydänmerkkikriteereitä.

”Vastuullisuusanalyysi on työkalu, jolla suunnitellaan hankinnan vastuullisuusvaatimukset. Jokaiselle tuotteelle mietitään käyttötarpeen mukaiset vaatimukset. Vaatii monen kuukauden ja usean ihmisen työn, kun vaatimukset kirjoitetaan esimerkiksi 1200 tuotetta sisältävälle kilpailutukselle”, Virtanen kertoo.

Kilpailutettujen yhteishankintojen lisäksi Hansel tarjoaa asiakkailleen myös asiantuntijapalveluita omien kilpailutusten tekemiseen ja hankintatoimen kehittämiseen.

”Meiltä voi vuokrata hankintapäällikön tuntityönä tai vaikka koko vuodeksi”, Virtanen kertoo esimerkkinä.

Juttu on julkaistu Novan numerossa 4/21.
Nova-lehti